I business – ikke minst i salg – er evne til å skrive godt forsatt en dyd. Med en økende forekomst av anbud eller anbudsliknende kjøpsprosesser, er skriftlig kommunikasjon viktigere enn noensinne.
B2B rekruttering – innleie – lederutvikling – salgsledelse – salgstrening – møtebooking
I denne artikkelen ser vi på prosessen før du skriver:
- Vær bevisst på hensikten med budskapet og velg rett strategi!
- Velg ditt publikum og skriv for det!
- Vær tydelig med ditt nøkkelpoeng!
- Hold budskapet så kort som mulig!
- Velg struktur, kanal / plattform for det du skriver!
- Bestem rekkevidden av ditt budskap!
- Skriv overskuelig!
Hensikt / strategi
- Hvorfor skriver du dette?
- Hvilket formål skal det tjene?
- Hva skal du oppnå overfor leseren?
- Hva vil du at leser skal gjøre?
- Hvordan er timingen? (tidlig eller sent ute?)
- Er skriftlig kommunikasjon det beste valget?
Publikum
- Hvem er budskapet til?
- Helt presist, hvem er leseren?
- Er det flere lesere?
- Hvis målrettet kommunikasjon, hvilke navngitte personer bør motta budskapet?
(Husk: ikke for mange og ikke for få mottakere!) - Hva er leserens rolle? (beslutte, påvirke, gjennomføre, annet…)
- Hvor godt kjenner leser det du skriver om?
- Hvordan vil leser reagere på hovedbudskapet (positiv, negativ, åpen, lukket, likegyldig)?
- Hva er godene for leser?
- Hvorfor skal vedkommende gidde å lese det?
- Hvorfor skal leser være enig?
- Hvordan kommer leser til å bruke budskapet?
- Hvordan ønsker publikum å motta denne type kommunikasjon?
Nøkkelpoeng
- Hva er det viktigste poenget du vil ha frem om lesere skulle glemme alt annet?
- Få frem poenget tidlig i budskapet ved hjelp av en eller to korte setninger!
- Resten av kommunikasjonen skal underbygge hovedpoenget.
- Hva så? Hvordan angår / påvirker dette leser?
- Hvis det er sant det nøkkelbudskapet hevder, hva slags effekt får dette på lesers situasjon?
Lengde
- Kortere er gjerne bedre.
- Et kort, konsist budskap fanger lettere leserens interesse.
- Hjelp leserne dine spare tid!
Plattform / kanal
- Hva slags format / plattform er best?
- dokument
- presentasjon
- brev
- e-post
- sms
- faks
- LinkedIn-melding
- Chat-dialog
- Facebook-melding
- Skype-melding
- Posting på nettside, blogg, Facebookside
…
- Kan budskapet fremføres bedre ikke-skriftlig?
- møte ansikt-til-ansikt
- telefon
- web-/videokonferanse
Rekkevidde
- Hvor vidt skal du favne?
- Hvor dypt skal du gå?
- Avstem med publikum, hensikt og nøkkelbudskap!
- (Ex. En adm. dir. vil normalt ikke ønske å lese dyp, faglig kommunikasjon, mens en fagekspert vil kunne nedvurdere overordnet kommunikasjon om eget fagfelt)
Overskuelighet
- Gi teksten et utseende som svarer til innholdet!
- Bruk avsnitt. Ved lange avsnitt, sett mellomtittel!
- Bruk lister når du skal formidle parallelle poenger, tall eller fakta!
- Krydre teksten med illustrasjoner, diagrammer og tabeller! Sørg for sammenheng mellom illustrerende virkemidler og tekst!
- Husk riktig tegnsetting!
